En corto
- Parte por lo que entró al banco, no por lo que cobraste: un mes con morosos se ve bien en la planilla y mal en la cuenta.
- Resta todos los gastos del mes: lo que pagas por el inmueble y la parte que le toca de los que se pagan una o varias veces al año.
- El IVA no es tuyo. Si tu centro lo cobra, se lo pagas al SII; si es exento, el IVA de tus compras es un gasto más.
Lo que cobraste no es lo que entró
La primera cifra que cuenta es la plata que llegó al banco en el mes. No es lo mismo que la suma de las mensualidades: algunos clientes no pagaron y otros pagaron meses atrasados.
| Monto | |
|---|---|
| Mensualidades de octubre | $12.000.000 |
| Menos las que no se pagaron en octubre | −$900.000 |
| Más lo que pagaron de meses anteriores | $450.000 |
| Más los recargos por atraso cobrados | $35.000 |
| Lo que entró | $11.585.000 |
Cifras de ejemplo, sólo para mostrar la cuenta. En un centro que cobra IVA, todos los montos van sin IVA.
La diferencia entre la primera línea y la última es la que se esconde en una planilla: en papel el mes salió completo, pero al banco llegó otra cifra.
Si alguien pagó varios meses por adelantado, reparte ese pago entre los meses que cubre, como los gastos del año: a octubre le toca sólo su mes. Si no, el mes en que entra se ve inflado y los siguientes, vacíos. Para el SII es distinto: lo pagado por adelantado se documenta en el mes en que entra.
Todos los gastos, también los del año
Un centro tiene gastos de todos los meses y otros que se pagan una o varias veces al año. A cada mes le toca su parte de los dos.
- El inmueble: lo que pagas por el terreno o el edificio si no es tuyo, o la cuota del crédito si lo compraste. Puede ser tu gasto más grande. Para tu contador, de la cuota sólo los intereses son gasto; para tu caja, sale la cuota entera.
- Todos los meses: sueldos y cotizaciones, luz, agua, internet y teléfono, seguridad, aseo y mantención, el sistema y las comisiones del banco y de las tarjetas.
- Una o varias veces al año: las contribuciones, la patente municipal y el seguro del edificio. Divide el total del año en doce y súmalo a cada mes, aunque ese mes no pagues nada.
- Los de una vez: una reparación, un portón nuevo o una cámara. Anótalos aparte, debajo de lo que te queda: si los mezclas con los del mes, el mes del portón parece un mal mes. Al cerrar el año, suma cuánto se llevaron.
El IVA, según cómo trabaje tu centro
Si tu centro es exento o cobra IVA, y por qué, está en ¿Boleta o factura, exenta o con IVA?. Para esta cuenta, lo que cambia es esto:
Centro exento
Mensualidades sin IVA
- Tus boletas y facturas son exentas: no hay IVA que separar de lo que cobras.
- El IVA de lo que compras no se recupera. Súmalo al gasto: la cuenta de la luz cuesta lo que dice, con IVA.
Centro con IVA
Mensualidades más IVA
- Cobras IVA sobre cada mensualidad (19 % sobre la base, después de la rebaja por el avalúo fiscal si lo que cobra IVA es el uso del inmueble), pero no es tuyo: es del SII.
- El IVA de tus compras se resta del que cobraste, y pagas la diferencia al mes siguiente.
- Ni el IVA cobrado es ingreso ni el que pagas es gasto: haz la cuenta sin IVA.
Un ejemplo, de punta a punta
| Monto | |
|---|---|
| Lo que entró | $11.585.000 |
| El inmueble: lo que pagas por él o la cuota del crédito | −$2.500.000 |
| Sueldos y cotizaciones | −$2.600.000 |
| Luz, agua, internet y teléfono | −$520.000 |
| Seguridad, aseo y mantención | −$640.000 |
| Sistema y comisiones del banco y las tarjetas | −$310.000 |
| Contribuciones, patente y seguro (lo del año, dividido en doce) | −$780.000 |
| Lo que te quedó en octubre | $4.235.000 |
Cifras de ejemplo. En un centro exento, cada gasto va con su IVA incluido. Es antes del impuesto a la renta y de los gastos de una vez.
Cinco números para mirar cada mes
- Ocupación: las bodegas ocupadas sobre el total, y también en metros cuadrados. Una bodega grande vacía puede pesar más que varias chicas.
- Lo que entra por metro cuadrado ocupado: sirve para comparar meses y para saber si tus precios siguen al día.
- La deuda vencida sobre lo que cobras en el mes: si sube dos meses seguidos, los atrasos se están juntando.
- Lo que te queda por metro cuadrado de todo el centro: el número que dice si el centro rinde, mes contra mes.
- Lo que te cuesta cada metro cuadrado: tus gastos del mes divididos por los metros cuadrados de todo el centro, ocupados o no. Una mensualidad bajo ese número, por los metros de la bodega, no paga su parte de los gastos: es el piso de tus precios y de tus promociones.
