En corto
- Contra pago: el documento sale cuando entra la plata, por lo que se pagó, y dice lo mismo que tu banco.
- Antes del pago: la factura sale al empezar el mes, con su vencimiento, y el pago se aplica a ese folio. Es lo que piden las empresas que no pagan sin factura.
- Si tu centro cobra IVA y facturas antes, pagas ese IVA aunque el cliente nunca pague: el solo no pago no permite anular la factura.
Contra pago, paso a paso
- 1 de noviembreLa mensualidad de noviembre queda como deuda. Todavía no hay documento.
- 5 de noviembreEl cliente transfiere $100.000. Registras el pago y emites el documento por $100.000.
- Si abona una parteSi paga $60.000, el documento es por $60.000. Cuando pague los $40.000 que faltan, emites otro por esa cifra.
- Si se atrasaEl interés por mora que diga tu contrato se cobra junto con la mensualidad y va en el mismo documento.
- Si no pagaNo hay documento que corregir. La deuda sigue en tu planilla hasta que la pague, aunque termine el contrato.
La gran ventaja es que el documento dice lo mismo que tu cuenta bancaria. Y si tu centro cobra IVA, lo pagas sobre plata que ya entró.
La boleta se emite a más tardar cuando recibes el pago. La factura, dentro del mismo mes en que cobras.
Antes del pago, paso a paso
- 1 de noviembreEmites la factura de noviembre por $100.000, con vencimiento el 1 de noviembre, el mismo de la mensualidad.
- Los primeros 8 díasLa empresa tiene 8 días corridos desde que la recibe para reclamar si algo no cuadra. Si no reclama, la factura queda aceptada.
- Cuando pagaAplicas el pago a esa factura. No emites otro documento.
- Si paga una parteLa factura queda con saldo pendiente hasta que pague el resto.
- Si se atrasaEl atraso se cuenta desde que vence la factura, con la misma gracia que tus otros clientes. El interés por mora nace después de emitida, así que no puede ir en ella: se cobra aparte.
- Si no pagaLa factura sigue emitida y queda como deuda. No se anula porque el cliente no pagó.
El plazo de pago de una factura es de hasta 30 días corridos desde que la empresa la recibe, y si la factura no dice cuándo vence, se entiende que son esos 30 días. Por eso conviene poner la misma fecha de vencimiento de la mensualidad: sin ella, tu cliente empresa puede pagar noviembre recién el 1 de diciembre. Un plazo mayor de 30 días sólo se puede pactar en casos excepcionales, por escrito y con trámites propios.
Si la factura vence impaga
Desde el vencimiento, la deuda de la empresa suma por norma un interés y una comisión de 1 % del saldo. Ese interés y esa comisión no llevan IVA ni documento tributario: basta un documento interno.
El interés que pacta tu contrato es otra cosa: en un centro con IVA lleva IVA y se documenta aparte, lo más probable con una nota de débito. Si corresponde cobrar los dos por el mismo atraso, o sólo uno, confírmalo con tu contador.
Lo que cambia con el IVA
Si tu centro es exento, esta parte no te toca: tus documentos no llevan IVA. Si tu centro cobra IVA, el momento en que emites cambia cuándo lo pagas:
- Contra pago: el IVA nace cuando cobras. Va en el IVA del mes en que entró la plata, y lo declaras al mes siguiente.
- Antes del pago: el IVA nace cuando emites. La factura del 1 de noviembre va en el IVA de noviembre, que se declara y se paga en diciembre con el Formulario 29, aunque la empresa pague después.
Qué cambia en el día a día
| Contra pago | Antes del pago | |
|---|---|---|
| Cuándo sale el documento | Al recibir el pago | Al empezar el mes |
| Por cuánto | Por lo que se pagó | Por la mensualidad completa |
| Cómo se lleva la deuda | Por mes y por bodega | Por factura: folio, vencimiento y saldo |
| El interés por mora | En el mismo documento del pago | Aparte, después de la factura |
| Si el cliente no paga | No hay documento | La factura queda emitida, como deuda |
| El IVA, si tu centro lo cobra | Se paga sobre lo cobrado | Se paga aunque no cobres |
A las personas, contra pago
A una persona le emites boleta, a más tardar cuando recibes el pago. Facturar antes tiene sentido con los clientes empresa que piden la factura. Por eso puedes trabajar con las dos formas a la vez: boleta contra pago a las personas y factura al empezar el mes a las empresas que la piden. Más en ¿Boleta o factura, exenta o con IVA?.
¿Cuál te conviene?
- Contra pago, si la mayoría de tus clientes son personas o pymes que pagan por transferencia. Es más simple, nunca hay que corregir un documento por un atraso y, si cobras IVA, no lo adelantas.
- Antes del pago, para las empresas que no pagan sin factura porque la necesitan para su contabilidad. A cambio, sigues cada factura hasta que se pague.
- Las dos a la vez, si tienes de los dos tipos de clientes. Lo importante es que cada cliente tenga la suya y que tu planilla sepa cuál.
